1. CHI DEVE NOTIFICARE
A) Titolare del trattamento
Solo i titolari dei trattamenti indicati dalla legge (art. 37 del
Codice) o dal Garante con appositi provvedimenti (allo stato non
adottati), sono obbligati a notificare i trattamenti al Garante secondo la
nuova procedura di seguito descritta.
La notificazione precede l'inizio del trattamento (art. 38, comma 1) e
può riguardare uno o più trattamenti con finalità correlate.
Il titolare che abbia già iniziato un trattamento anteriormente al 1°
gennaio 2004, indipendentemente dalla circostanza che lo abbia notificato
in passato, deve procedere, se vi è tenuto, alla nuova notificazione entro
il 30 aprile 2004 (art. 181, comma 1, lett. c)).
Chi esegue la notificazione secondo la nuova procedura deve dichiarare
che effettua una "nuova notificazione", anche se in passato abbia già
presentato una notificazione in base alla legge n. 675/1996.
Ulteriori eventuali notificazioni costituiscono "modifiche del
trattamento", oppure "cessazione del trattamento" (nel caso in cui
l’intero trattamento precedentemente notificato venga a cessare
definitivamente).
B) Contitolare del trattamento
In caso di contitolarità del trattamento, ciascun contitolare è tenuto
ad effettuare un'autonoma notificazione, nella quale indicherà tutti gli
altri contitolari.
Ciascun titolare sottoscriverà solo la propria notificazione.
2. COME SI NOTIFICA
A) Nuova notificazione
La "nuova notificazione" va eseguita unicamente in via telematica,
compilando i campi del modello disponibile sul sito Internet https://web.garanteprivacy.it/rgt
Allo stato non sono previste e ammesse altre modalità. A differenza
della notificazione prevista dalla legge n. 675/1996, non è quindi
possibile utilizzare modelli cartacei o dischetti, né per la compilazione,
né per l’invio.
B) Modifica della notificazione
Per quanto riguarda la modifica della notificazione, l’attività del
notificante è semplificata.
Si può richiamare a video la notificazione già trasmessa, apportando le
modifiche necessarie per i soli riquadri interessati. La notificazione,
così modificata, è trasmessa osservando la procedura telematica prevista
per la "nuova notificazione".
3. MODALITÀ DI COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE
Nella compilazione della notificazione i campi contrassegnati con un
asterisco sono obbligatori: la loro mancata compilazione impedisce il
completamento della procedura di notificazione.
Il notificante deve osservare le seguenti indicazioni:
selezionare dal menù principale "COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE";
selezionare la casella "NUOVA NOTIFICAZIONE";
barrare una delle tre opzioni indicate ("prima notificazione";
"modifica alla precedente notificazione"; "cessazione del trattamento");
compilare i campi di interesse, utilizzando anche i menù a tendina;
al termine delle descritte operazioni, salvare il file mediante
l’apposito tasto;
versare i diritti di segreteria on line, oppure compilare
l’apposito riquadro indicando gli estremi del pagamento avvenuto;
sottoscrivere con firma digitale il file salvato;
trasmettere al Garante per via telematica la notificazione così
completata mediante l'apposito tasto.
Il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica indicato dal
notificante un messaggio di conferma del ricevimento della notificazione
che attesta il buon esito della procedura.
È possibile stampare copia della notificazione; tale copia cartacea,
comunque, non deve essere trasmessa al Garante.
4. EVENTUALE SOSPENSIONE NELLA COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE DEL
TRATTAMENTO, DELLA SUA MODIFICA E DELLA SUA CESSAZIONE
La procedura di notificazione può essere eseguita in momenti diversi,
anche da altra postazione (per esempio, la firma digitale potrebbe essere
apposta in altra sede, presso gli organismi convenzionati), memorizzando
comunque le informazioni già inserite. Affinché ciò sia possibile è
necessario compilare almeno il riquadro relativo al titolare del
trattamento; quindi, selezionare il tasto SOSPENDI.
Comparirà a video un codice (ID temporaneo) che, contestualmente, verrà
inviato dal Garante all’indirizzo di posta elettronica indicato dal
notificante nella notificazione.
Tale codice consentirà al notificante di riprendere, entro i 10 giorni
successivi, la compilazione della notificazione.
Il codice è utilizzabile soltanto una volta; in caso di ulteriori
sospensioni verranno attribuiti tanti ID temporanei, utilizzabili secondo
la procedura descritta, quante sono le sospensioni effettuate.
5. RIPRESA DELLA COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE A SEGUITO DI
SOSPENSIONE
selezionare "COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE";
selezionare "NOTIFICAZIONE SOSPESA";
inserire, alla richiesta, l’ID temporaneo comunicato dal Garante al
momento della sospensione.
6. DIRITTI DI SEGRETERIA
Ogni notificazione inviata al Garante (prima notificazione, modifica o
cessazione del trattamento) deve essere accompagnata dal pagamento dei
diritti di segreteria, il cui importo è fissato in euro 150,00.
Per indicare la modalità di pagamento prescelta va compilato l'apposito
riquadro. Si suggerisce di privilegiare il pagamento on line
mediante carta di credito su protocollo sicuro, pur essendo consentite
altre modalità (bonifico bancario, conto corrente postale, banco posta);
per questi casi occorre indicare gli estremi del pagamento nell’apposito
riquadro.
Le coordinate bancarie per effettuare il pagamento sono: c.c.
000000018373 intestato a "Garante per la protezione dei dati personali" -
ABI 05164 - CAB 03202 - presso Banca Popolare di Lodi, ag. n. 2 di Roma,
via Bevagna, 24, 00191 Roma.
Il pagamento anche può essere effettuato sul c.c. postale n. 97204002
intestato a "Garante per la protezione dei dati personali", Piazza di
Monte Citorio, 115/121, 00186, Roma, indicando come causale "diritti di
segreteria per notificazione".
7. FIRMA DIGITALE
Per perfezionare la notificazione è necessario sottoscriverla con firma
digitale (art. 10, comma 3, d.P.R. n. 445/2000). A tal fine, il titolare
del trattamento deve utilizzare un dispositivo di firma digitale
disponibile presso uno dei certificatori accreditati ai sensi dell’art. 2,
comma 1, lett. c), d. lg. n. 10/2002. L’elenco dei certificatori è
rinvenibile sul sito www.cnipa.gov.it
La notificazione così sottoscritta va trasmessa per via telematica al
Garante.
Firma digitale presso soggetti qualificati
Il Garante stipulerà apposite convenzioni con soggetti qualificati (di
seguito denominati "intermediari"). Ciò per permettere la sottoscrizione
della notificazione con firma digitale laddove il notificante non fosse in
possesso del dispositivo di firma digitale. In questo caso il notificante
deve recarsi presso uno dei soggetti convenzionati munito del proprio ID
temporaneo e di un documento di riconoscimento (ed eventualmente della
ricevuta di versamento dei diritti di segreteria, ove non avesse già
provveduto ad inserire gli estremi nell'apposito campo) e, avvalendosi
della firma digitale dell’intermediario, trasmettere in via telematica la
notificazione. L'intermediario potrà annotare nella notificazione, ove non
già eseguito dal notificante, gli estremi della ricevuta del pagamento dei
diritti di segreteria.
L'elenco degli organismi convenzionati è visibile alla casella
"convenzioni" del menù principale.
8. COMPLETAMENTO DELLA NOTIFICAZIONE E TRASMISSIONE AL GARANTE
ID permanente (Codice univoco del notificante-C.U.N.)
Eseguite le operazioni (inserimento dei dati, pagamento dei diritti di
segreteria, apposizione della firma digitale e trasmissione in via
telematica) e trasmessa la notificazione in via telematica, verrà inviato
dal Garante con l’indicazione di giorno, ora e minuto, un ID permanente (C.U.N.)
da conservare a cura del notificante. Il C.U.N. verrà comunicato al solo
notificante per posta elettronica.
Solo con l’inserimento del C.U.N. il notificante potrà accedere, in
tempi successivi, alla notificazione per modificarla o per provvedere alla
notificazione della cessazione del trattamento; il C.U.N., inoltre,
permette di "legare" le notificazioni effettuate nel tempo da uno stesso
titolare.
L’intermediario rilascia ricevuta, controfirmata anche dal notificante,
di avvenuto invio della notificazione. Consegna altresì, a richiesta del
notificante, una copia a stampa della notificazione.
Concluse le operazioni, l’intermediario deve cancellare dal proprio
sistema operativo il file contenente la notificazione inviata.
9. MODIFICHE DELLA NOTIFICAZIONE E CESSAZIONE DEL TRATTAMENTO
Per poter effettuare successive modifiche della notificazione oppure
notificare la cessazione del trattamento è necessario indicare il C.U.N.
attribuito in sede di "prima notificazione".
Qualora si dovesse sospendere la notificazione, si dovrà usare, per il
suo completamento, l'ID temporaneo che di volta in volta verrà comunicato
dal Garante (secondo la procedura sopra descritta).
10. ANOMALIE E REGOLARIZZAZIONI
Pervenuta la notificazione al Garante, viene effettuato un controllo
sulla veridicità della firma digitale apposta e vengono segnalate al
notificante eventuali anomalie; in tal caso il Garante invia un messaggio
di richiesta di regolarizzazione/completamento assegnando un termine,
decorso inutilmente il quale la notificazione viene eliminata dalla
memoria del sistema informativo del Garante; di ciò è dato avviso al
notificante.
La sottoscrizione digitale che, verificata, non risulti conforme,
invalida la notificazione.
In caso di regolarizzazione, la data della notificazione è quella in
cui la regolarizzazione stessa è memorizzata nel sistema informativo del
Garante.
11. ASSISTENZA NELLA COMPILAZIONE
Per ciascuna tabella, riquadro o campo da compilare, sono inseriti
alcuni box contenenti spiegazioni per la compilazione
(contrassegnati con il simbolo "?"), quale ausilio in caso di dubbi.
Inoltre ci si può collegare al sito del Garante www.garanteprivacy.it
per consultare la normativa di riferimento e le faq.
Infine, per brevi spiegazioni, può essere contattato l’Ufficio
relazioni con il pubblico del Garante.
12. SINTESI DEL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
La disciplina in materia di notificazione del trattamento dei dati
personali è contenuta negli artt. 37, 38, 154, comma 1, lett. l), 163,
168, 181, comma 1, lett. c), 16, 162, comma 1, del d.lg. 30 giugno 2003,
n. 196 (Codice in materia di Protezione di dati personali)
Il Codice in materia di protezione dei dati personali è entrato in
vigore il 1° gennaio 2004 ed ha abrogato la precedente disciplina della
notificazione contenuta nella legge n. 675/1996.