DIRETTIVA 27 novembre 2003 della PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

DIRETTIVA 27 novembre 2003
Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni

            IL MINISTRO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

  Vista  la legge 30 dicembre 1991, n. 412, recante: «Disposizioni in materia di finanza pubblica»;
  Vista  la  legge  29 luglio  2003,  n.  229, recante «Interventi in materia   di   qualita'  della  regolazione,  riassetto  normativo  e codificazione  -  legge  di  semplificazione  2001» ed in particolare l'art. 10 che conferisce al Governo delega per il coordinamento ed il riassetto   delle   disposizioni   vigenti  in  materia  di  societa' dell'informazione;
  Visto  il  decreto  del  Presidente  del  Consiglio  dei  Ministri, 31 ottobre   2000,   recante   «Regole  tecniche  per  il  protocollo informatico  di  cui  al decreto del Presidente della Repubblica, del 20 ottobre 1998, n. 428»;
  Visto il decreto del Presidente della Repubblica, 28 dicembre 2000, n.  445,  recante  «Testo  unico  delle  disposizioni  legislative  e regolamentari   in   materia   di  documentazione  amministrativa»  e successive modificazioni ed integrazioni;
  Visto  l'art.  16  del  decreto  del  Presidente  della  Repubblica 7 aprile  2003,  n. 137, recante «Regolamento recante disposizioni di coordinamento  in  materia di firme elettroniche a norma dell'art. 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10»;
  Visto  il  decreto  del  Presidente  del Consiglio dei Ministri del 9 agosto  2001, recante «Delega di funzioni in materia di innovazione e tecnologie al Ministro senza portafoglio dott. Lucio Stanca»;
  Viste  le  «Linee  guida del Governo per lo sviluppo della societa' dell'informazione  nella  legislatura»  approvate  dal  Consiglio dei Ministri  in  data  31 maggio 2002, nelle quali, tra gli obiettivi da raggiungere  prioritariamente, e' indicata la diffusione dell'impiego della posta elettronica nella pubblica amministrazione;
  Considerato che un maggiore impiego delle tecnologie informatiche nello  scambio  dei  dati  e  nella  comunicazione  tra  le pubbliche amministrazioni  aumenta  l'efficienza e favorisce, inoltre, notevoli risparmi di risorse;
  Di concerto con il Ministro per la funzione pubblica;

E m a n a
la  seguente  direttiva  per  l'impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni:

Paragrafo I
  Il  Consiglio dei Ministri, in data 31 maggio 2002, ha approvato le «Linee  guida  per lo sviluppo della societa' dell'informazione nella legislatura»  nelle quali e' contenuto l'obiettivo di adottare, entro la  fine  della  legislatura,  la  posta  elettronica  per  tutte  le comunicazioni interne alla pubblica amministrazione.
  L'impiego   della   posta  elettronica  consente  e  facilita  quel cambiamento culturale ed organizzativo della pubblica amministrazione che   risponde   alle   attese   del   Paese   ed  alle  sfide  della competitivita':  bisogna  accelerare questo processo di cambiamento e darne  concreta percezione anche all'esterno, abbandonando inutili ed onerosi  formalismi,  considerati,  anche,  i consistenti risparmi di risorse  che potranno derivare alla pubblica amministrazione dall'uso intensivo  della  posta  elettronica.  Bisogna  concretamente operare affinche'  di  tale  cambiamento possano beneficiare, al piu' presto, anche  i cittadini e le imprese in modo da consentire loro un accesso piu' veloce e piu' agevole alle pubbliche amministrazioni.
  In   tale   ottica,  nell'esercizio  della  delega  attribuita  dal Parlamento  al  Governo  con  la  legge  29 luglio  2003,  n. 229, si intende,   inoltre,   accelerare   ulteriormente   il   processo di trasparenza.  A  tal  fine  la  completa  attuazione  del  protocollo informatico  (il cui avvio e' previsto per il primo gennaio del 2004) consentira'  la  gestione dei flussi dei procedimenti in corso presso le  pubbliche  amministrazioni  permettendo  di conoscerne lo stato e realizzando,   cosi',   un   piu'   elevato  livello  di  trasparenza dell'azione amministrativa.
  Nell'esercizio della suddetta delega saranno anche fissati i tempi di  attuazione  dell'intero nuovo processo che deve tener conto della necessita'  di operare il cambiamento in tempi rapidi, per evitare la coesistenza   prolungata  delle  procedure  elettroniche  con  quelle tradizionali,  allo  scopo  di  superare  difficolta' organizzative e gestionali e ridurre i relativi costi operativi.
  Il  Comitato  dei  Ministri  per la societa' dell'informazione, nel ribadire  l'importanza  di  tali obiettivi, in data 18 marzo 2003, ha approvato  un  progetto  di  sostegno  alla  diffusione della  posta elettronica  nelle  amministrazioni statali che si sviluppa nell'arco di  due  anni  e che  prevede, anche, un costante monitoraggio della velocita' del processo di cambiamento.
  In  considerazione  dei  vantaggi  che  possono derivare a tutta la pubblica  amministrazione  dall'applicazione della presente direttiva si  raccomanda di curarne, con tutti i mezzi possibili, la piu' ampia ed immediata attuazione e di garantirne la massima diffusione a tutti i dipendenti.
  Ogni amministrazione, pertanto,  e'  tenuta  a porre in essere le attivita' necessarie al raggiungimento dell'obiettivo di legislatura, in  modo da garantire che, entro la data della sua scadenza, tutte le comunicazioni   nelle   pubbliche  amministrazioni  possano  avvenire esclusivamente in via elettronica.

Paragrafo II
  Com'e'  noto, l'utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo di  trasmissione  di documenti informatici e' gia' previsto dall'art. 14  del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia  di  documentazione amministrativa, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che consente di utilizzare   la  posta  elettronica  quale  strumento  sostitutivo  o integrativo di quelli gia' ordinariamente utilizzati.
  Appare, percio', necessario  che  le  pubbliche  amministrazioni provvedano  a  dotare tutti i dipendenti  di  una casella di posta elettronica  (anche  quelli per i quali non sia prevista la dotazione di  un  personal  computer)  e ad attivare, inoltre, apposite caselle istituzionali affidate  alla  responsabilita'  delle  strutture  di competenza. Queste ultime dovranno procedere alla tempestiva lettura, almeno  una  volta  al  giorno,  della corrispondenza ivi pervenuta, adottando  gli  opportuni  metodi  di  conservazione  della stessa in relazione   alle   varie   tipologie  di  messaggi  ed  ai  tempi  di conservazione richiesti.

Caratteristiche
  La  posta elettronica puo' essere utilizzata per la trasmissione di tutti  i  tipi  di informazioni, documenti e comunicazioni in formato elettronico  e,  a  differenza  di  altri  mezzi  tradizionali, offre notevoli vantaggi in termini di:
    maggiore  semplicita'  ed economicita' di trasmissione, inoltro e riproduzione;
    semplicita' ed economicita' di archiviazione e ricerca;
    facilita'   di   invio   multiplo,   cioe'   a  piu'  destinatari contemporaneamente,  con  costi estremamente piu' bassi di quelli dei mezzi tradizionali;
    velocita'  ed  asincronia  della  comunicazione,  in  quanto  non richiede la contemporanea presenza degli interlocutori;
    possibilita'  di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da  quella  del  proprio  ufficio,  anche  al  di  fuori  della  sede dell'Amministrazione  ed in qualunque momento grazie alla persistenza del messaggio nella sua casella di posta elettronica;
    integrabilita'  con  altri  strumenti  di automazione di ufficio, quali   rubrica,  agenda,  lista  di  distribuzione  ed  applicazioni informatiche in genere.

Contenuti
  Le    singole   amministrazioni,   nell'ambito   delle   rispettive competenze,  ferma restando l'osservanza delle norme in materia della riservatezza  dei  dati personali e delle norme tecniche di sicurezza informatica,  si  adopereranno  per  estendere  l'utilizzo  la  posta elettronica, tenendo presente quanto segue:
    e'  sufficiente  ricorrere  ad  un  semplice  messaggio  di posta elettronica, ad esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi di   lavoro   o   altri   organismi,   convocare   riunioni,  inviare comunicazioni   di   servizio   ovvero  notizie  dirette  al  singolo dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento delle   competenze,   a  convenzioni  stipulate  dall'amministrazione ecc...), diffondere circolari o ordini di servizio;
    unitamente  al messaggio di posta elettronica, e' anche possibile trasmettere, in luogo di documenti cartacei, documenti amministrativi informatici  in  merito  ai  quali  tale modalita' di trasmissione va utilizzata   ordinariamente  qualora  sia  sufficiente  conoscere  il mittente e la data di invio;
    la  posta  elettronica  e',  inoltre,  efficace  strumento per la trasmissione  dei  documenti  informatici sottoscritti ai sensi della disciplina vigente in materia di firme elettroniche;
    la   posta  elettronica  puo'  essere  utilizzata  anche  per  la trasmissione  della  copia  di documenti redatti su supporto cartaceo (copia  immagine)  con  il risultato, rispetto al telefax, di ridurre tempi,  costi  e  risorse  umane  da impiegare, soprattutto quando il medesimo   documento   debba,  contemporaneamente,  raggiungere  piu' destinatari;
    quanto  alla  certezza  della ricezione del suddetto documento da parte  del  destinatario,  il mittente, ove ritenuto necessario, puo' richiedere  al  destinatario  stesso  un  messaggio  di  risposta che confermi l'avvenuta ricezione.
  Con  l'occasione  si  fa  presente  che le amministrazioni, oltre a dotare  tutti  i  loro dipendenti di una casella di posta elettronica sono chiamate ad adottare ogni iniziativa di sostegno e di formazione per promuovere l'uso della stessa da parte di tutto il personale.

Paragrafo III
  Come  gia'  evidenziato,  il  Comitato dei Ministri per la societa' dell'informazione  ha  approvato  il  finanziamento,  a  favore delle amministrazioni  statali,  del  progetto, denominato @P@, che prevede interventi  per la diffusione e l'utilizzo degli strumenti telematici in  sostituzione  dei  canali  tradizionali  di  comunicazione.  Tale progetto,  in fase di avanzata attuazione a cura del Centro nazionale per  l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), prevede la realizzazione:
    dell'indice  della  pubblica  amministrazione  (che individua gli indirizzi   istituzionali   della   P.A.)   e   l'attribuzione  delle corrispondenti caselle di posta elettronica;
    dell'indirizzario  elettronico  dei  singoli  dipendenti  (ad uso esclusivamente interno alla P.A.);
    di caselle di posta elettronica certificata;
    di  specifici progetti delle amministrazioni, ammessi al previsto cofinanziamento, per la trasformazione delle procedure amministrative che   attualmente   utilizzano  il  supporto  cartaceo  in  procedure informatizzate.
  Il   progetto   @P@   prevede   che   resti  affidato  alle  stesse amministrazioni l'inserimento ed il tempestivo aggiornamento dei dati contenuti  nell'indice  e  nell'indirizzario. Ai fini di una efficace attuazione   del   progetto   e',   pertanto,   necessario  che  ogni amministrazione provveda:
    ad  inserire,  sul  sito  www.indicepa.gov.it, le informazioni di competenza  quali:  la struttura organizzativa, le aree organizzative omogenee  ed  i  relativi  indirizzi di posta elettronica, nonche' le altre  informazioni  definite  nei  documenti  tecnici  presenti  sul medesimo  sito,  entro  e  non  oltre  sessanta  giorni dalla data di pubblicazione  nella  Gazzetta  Ufficiale  della  Repubblica italiana della presente direttiva;
    ad aggiornare, tempestivamente, le medesime informazioni, in modo da garantire l'affidabilita' dell'indirizzo di posta elettronica.
  E',   infine,  necessario  che,  entro  il  medesimo  termine,  sia comunicato  al  Centro  nazionale  per  l'informatica  nella pubblica amministrazione (CNIPA), all'indirizzo apa@cnipa.it, il nominativo ed i  recapiti  del  soggetto  cui, nell'ambito di ogni amministrazione, puo' farsi riferimento in merito alle predette attivita'.
  Al  fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza, efficacia  ed  economicita', il Centro nazionale per l'informatica e' incaricato  di  effettuare,  con  cadenza semestrale, un monitoraggio sullo  stato  di  attuazione della presente direttiva. Sara' cura del Centro  stesso  definire,  in  raccordo  con  le  amministrazioni  in indirizzo, le modalita' tecnico operative per l'acquisizione dei dati e delle informazioni relativi al suddetto monitoraggio.

    Roma, 27 novembre 2003

                             Il Ministro per l'innovazione e le tecnologie Stanca

                             Il Ministro per la funzione pubblica Mazzella

Registrato alla Corte dei conti il 18 dicembre 2003
Ministeri  istituzionali  -  Presidenza  del  Consiglio dei Ministri,
registro n. 13, foglio n. 297