L'intervento riguarda i dipendenti dei Comuni
La privacy vale anche per le buste paga PAGINA PRECEDENTE
(Garante 1.3.99)
   
   
I Comuni dovranno essere più rispettosi nei confronti della privacy dei propri dipendenti. In particolare sui cedolini degli stipendi non dovranno più comparire in maniera esplicita, o comunque comprensibile, anche da altri, indicazioni quali la sigla del sindacato al quale il dipendente è iscritto o le eventuali motivazioni per le trattenute in busta paga, come ad esempio il pignoramento di parte dello stipendio in caso di mancato pagamento degli alimenti al coniuge separato o di pignoramenti per altri motivi. E’ quanto ribadisce il garante per la privacy in una risposta ad un quesito relativo, appunto, alla predisposizione delle buste paga dei dipendenti comunali. Secondo il Garante, posto che i cedolini non dovrebbero comunque essere consegnati a persone diverse dall’interessato, dovrebbero in ogni caso essere "confezionati" in maniera tale da evitare l’accesso alle informazioni di carattere riservato, ad esempio prevedendo un’apposita spillatura. Inoltre. Secondo il Garante, gli uffici già dotati di adeguati sistemi informativi dovrebbero eliminare del tutto dai cedolini le informazioni "sensibili", consentendo ai dipendenti un controllo sulla propria situazione utilizzando un’apposta password (2 marzo 1999)  


Garante per la protezione dei dati personali

 

  

Contenuto e caratteristiche dei cedolini dello stipendio dei dipendenti comunali

Si fa riferimento al quesito formulato da codesto comune e relativo alle misure da adottare a tutela della riservatezza dei dati contenuti nel cosiddetto "cedolino" dello stipendio dei dipendenti comunali.

Si osserva preliminarmente che i dati presenti in tale documento rientrano certamente nella nozione di "dato personale" contenuta nella legge 675/1996 in quanto collegati a persone fisiche individuate o individuabili. Alcuni di essi possono avere natura "sensibile" (sussidi di cura, indennità missione handicappati, iscrizione al sindacato, ecc) o rendono opportune maggiori cautele (multe disciplinari, pignoramenti per alimenti o tasse, ecc). Il cedolino è destinato ad essere consegnato, di regola, nelle mani dell’interessato. Ciononostante, si concorda con la necessità di adottare le opportune misure volte a tutelare la riservatezza dei dipendenti per fare in modo che i dati contenuti nel cedolino non siano immediatamente accessibili ad altre persone, rimanendo conoscibili dai soli incaricati del trattamento che li devono necessariamente utilizzare per la gestione del rapporto di lavoro.

Il dipendente ha ovviamente interesse a poter verificare nel modo più semplice possibile le voci relative a ritenute ed emolumenti.

Ciò non preclude al Comune la possibilità di eliminare dai cedolini determinati particolari relativi a situazioni strettamente personali o familiari (ed, la causa del pignoramento, la ragione del sussidio, la sigla del sindacato).

Per gli altri dati la cui inclusione nel cedolino appaia necessaria nell’interesse del dipendente, andrebbero invece adottate opportune cautele che possono coesistere, ad esempio, nel piegare e spillare il cedolino, nell’imbustarlo o nell’apporvi una copertura delle parti più significative che non riguardino dati di comune conoscenza (generalità, ufficio di appartenenza, ecc) nonchè nell’introdurre una cosiddetta "distanza di cortesia" agli sportelli.

Nei comuni dotati di un efficiente sistema informativo si potrebbero poi configurare ulteriori modalità basate sulla riduzione al minimo dei dati contenuti nel cedolino e sulla possibilità per il dipendente di accedere facilmente, con l’uso di una password, a tutte le informazioni che riguardano lo stipendio.